Od stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych
i obniżą koszty z tym związane. Pracodawcy będą mogli prowadzić i przechowywać dokumentację w formie elektronicznej. Co więcej, za nowozatrudnionych pracowników będzie ona przechowywana tylko przez 10 lat. O zmianach dotyczących e-akt, a też Kodeksu Pracy więcej można dowiedzieć się na bezpłatnych szkoleniach organizowanych przez ZUS w Białymstoku.
Dotychczas w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania akt kadrowo-płacowych, czyli 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest to 10 lat, a w Danii 5. Od stycznia tego roku skrócił się czas przechowywania tej dokumentacji. Jednak nie dla każdego pracownika jest taki sam i zależy od daty zatrudnienia u danego pracodawcy.
Dla wszystkich nowo zatrudnianych osób w 2019 r. akta pracownicze osoby zatrudnionej na umowę o pracę lub zlecenie będą przechowywane przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa.
Dla pracowników, którzy zatrudnieni zostali po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. pracodawca może skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko wówczas, gdy przekaże do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przedsiębiorca nadal przechowuje przez okres 50 lat. Tak będzie również, gdy w dokumentacji pracownika są dane o okresach związanych z pracą górniczą.
- W związku nowymi przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej dociera do nas wiele pytań ze strony pracodawców, które dotyczą samych regulacji, ale także stosownego oprogramowania, czy formularzy i danych, jakie trzeba będzie składać w ZUS. Służąc pomocą naszym klientom Oddział ZUS w Białymstoku organizuje bezpłatne szkolenia dla płatników składek z zakresu e-akt i Kodeksu Pracy. Oprócz specjalisty ZUS szkolenie poprowadzi też ekspert z Okręgowej Inspekcji Pracy. Dzięki temu uczestnicy spotkań uzyskają pełną wiedzę z zagadnień ich interesujących, a dotyczących zmian wprowadzonych w 2019 r. - mówi Katarzyna Krupicka, regionalny rzecznik prasowy ZUS województw podlaskiego.
Bezpłatne szkolenia z zakresu „e-akt” prowadzone przez pracowników ZUS oraz „Zmian w Kodeksie pracy” prowadzone przez przedstawiciela Okręgowej Inspekcji Pracy odbędą się w:
Oddziale ZUS w Białymstoku, ul. Młynowa 29,budynek B,III piętro, sala 302, w dniach 21 luty, 27 marzec, 11 kwiecień, 28 maj, 12 czerwiec 2019 r.
Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc na szkolenie prosimy zapisywać się telefonicznie. Osobą wskazaną do udzielania wyjaśnień w sprawie szkoleń jest Ewa Nowak, tel. 85 7486 698.
Najbliższe szkolenia prowadzone przez pracowników ZUS w styczniu odbędą się w siedzibie Inspektoratu ZUS w Augustowie przy ul. Hożej 8 w sali 312 na III piętrze o godzinie 10.00 – kontakt Jagoda Wierzbicka, tel. 87 643 91 00 oraz w siedzibie Inspektoratu ZUS w Suwałkach przy ul. 1 Maja 33 w sali 208 na II piętrze o godzinie 10.00 – kontakt Aneta Klekowiecka, tel. 87 5652 770.
Serdecznie zapraszamy.
Katarzyna Krupicka
regionalny rzecznik prasowy ZUS województwa podlaskiego