Kasa fiskalna – kto musi mieć

Czym jest kasa fiskalna
Kasa fiskalna (rejestrująca) jest elektronicznym urządzeniem, które służy do zapisu obrotu oraz kwot podatku należnego ze sprzedaży.

Kto musi posiadać kasę fiskalną
Musisz mieć kasę fiskalną, jeżeli sprzedajesz towary lub usługi:

• osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej (klientom) lub
• rolnikom ryczałtowym.

Limit obrotu, powyżej którego musisz posiadać kasę fiskalną to 20 tys. zł lub mniej (w proporcji do okresu działalności), jeśli rozpoczynasz działalność w trakcie roku.
Na przykład: Jeśli działalność rozpoczynasz 1 stycznia, to twój limit wynosi 20 tys zł. Jeśli rozpoczniesz ją 15 listopada, to twój limit wyniesie 2521 zł (46 dni/365 dni x 20 tys zł).

Pamiętaj, że kasę fiskalną muszą mieć nie tylko podatnicy VAT, ale też podmioty zwolnione z podatku VAT.

Jeśli sprzedajesz towary lub świadczysz usługi na rzecz innych podmiotów niż osoby fizyczne lub rolnicy ryczałtowi, to nie musisz posiadać kasy fiskalnej.

Rolnik ryczałtowy to rolnik, który prowadzi dostawy produktów rolnych pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczy usługi rolnicze, korzystając ze zwolnienia od podatku VAT.

Rolnik ryczałtowy dostarczający produkty rolne jest zwolniony - w zakresie prowadzonej działalności rolniczej - z obowiązku:

• wystawiania faktur,
• prowadzenia ewidencji dostaw i nabyć towarów oraz usług,
• składania w urzędzie skarbowym deklaracji podatkowej,
• dokonania zgłoszenia rejestracyjnego.

Podatek VAT od transakcji nalicza i rozlicza natomiast nabywca produktów rolnych przyjmując oświadczenie co do statusu rolnika sprzedającego produkty rolne.

Rolnikowi temu przysługuje jednocześnie zryczałtowany zwrot podatku VAT z tytułu nabywania niektórych środków produkcji dla rolnictwa opodatkowanych tym podatkiem. Jeżeli sprzedając te środki rolnikom ryczałtowym, przekroczysz limit obrotu uprawniający do zwolnienia z prowadzenia kas, to musisz zacząć prowadzić ewidencję za pomocą kas fiskalnych.

Musisz posiadać kasę fiskalną bez względu na wielkość obrotu, jeśli wykonujesz którąś z poniższych czynności.

1) Wykonujesz dostawy:

• gazu płynnego,
• części do silników (PKWiU 28.11.4),
• silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),
• nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),
• przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),
• części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),
• części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),
• silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),
• sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),
• sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),
• wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku (np. posrebrzane noże, łyżki, widelce, wazy, cedzaki, monety ze złota lub srebra, wyroby jubilerskie),
• zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
• wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,
• wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
• perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów

Uwaga! Kasy nie musisz stosować jeżeli dostawa odbywa się na rzecz pracowników z wyjątkiem paliw, gazu, wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych i perfum.

2) Świadczysz usługi:

• przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów miejskich, podmiejskich i międzymiastowych, za których ceny ustalone są przez gminę,
• przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,
• naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),
• w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
• w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
• w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
• prawnicze, z wyłączeniem usług notarialnych,
• doradztwa podatkowego,
• związane z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie:

- świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo oraz
- usługi przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),

• fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
• kulturalne i rozrywkowe - wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
• związane z rozrywką i rekreacją - wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
• w zakresie wymiany walut, z wyłączeniem usług świadczonych przez banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe (będzie obowiązywać od 2019r.).

Uwaga! Jeśli świadczysz usługi prawnicze, doradztwa podatkowego lub z zakresu opieki medycznej wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość (telefon, internet, e-mail), to możesz być zwolniony z obowiązku prowadzenia kas fiskalnych . Będzie tak, jeśli zapłatę dostajesz za pośrednictwem poczty, banku lub skok. To samo dotyczy usług opieki medycznej świadczonych przez osoby niewidome mające orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niesprawności.

Nie musisz posiadać kas fiskalnych, jeśli świadczysz usługi związane z wyżywieniem w samolotach oraz placówkach oświatowych typu: szkoły i przedszkola publiczne oraz niepubliczne, szkoły wyższe, a także placówki opiekuńczo-wychowawcze.

Szczegóły znajdziesz w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Pamiętaj o...

Jeśli w swojej działalności używasz kasy fiskalne, to pamiętaj o obowiązkach z tym związanych.

Obowiązki związane z używaniem kasy
Jeśli używasz kasy fiskalnej, to musisz drukować paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży i wydawać wydrukowany dowód zakupu nabywcy. Na bieżąco musisz też weryfikować poprawność działania kasy . W szczególności sprawdzaj prawidłowe zaprogramowanie nazw towarów i usług, wartości stawek podatkowych, waluty ewidencyjnej wraz z jej symbolem i wartością przelicznika, wskazań daty i czasu oraz właściwego przyporządkowania nazw towarów do stawek podatku. Jeśli dojdzie do awarii kasy, to musisz zgłosić ją firmie prowadzącej serwis kas . Jednocześnie maksymalnie co 2 lata musisz zgłaszać kasy do przeglądu technicznego .
W przypadku taksówek wykorzystujących taksometry połączone z kasą fiskalną powinien to być okres przewidziany na legalizację taksometru.
Jeśli używasz kasy fiskalnej, to w okresie jej wykorzystywania musisz prowadzić i przechowywać książkę kasy . W książce tej odnotowuje się wszystkie naprawy i przeglądy, a także raporty związane z fiskalizacją kasy oraz jej zamknięciem (raport rozliczeniowy).

Wymogi związane z zamknięciem kasy fiskalnej
Kiedy kasa kończy pracę w trybie fiskalnym, musisz:

• wykonać raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
• złożyć w terminie 7 dni od dnia zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym wniosek do naczelnika urzędu skarbowego o dokonanie odczytu pamięci fiskalnej kasy (jego wzór jest załącznikiem nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących);
• złożyć wniosek o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez naczelnika urzędu skarbowego;
• dokonać - przy pomocy serwisanta kasy - odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy w obecności pracownika urzędu skarbowego.

Odczyt pamięci kasy fiskalnej powinien być zakończony protokołem spisanym przez pracownika urzędu skarbowego. Przeczytaj więcej na temat odczytu pamięci kasy fiskalnej.

Musisz zwrócić kwotę, jaką urząd skarbowy wypłacił ci z tytułu zakupu kasy fiskalnej lub jaką rozliczyłeś w deklaracji VAT-7, jeśli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:

• zakończysz działalność,
• otworzysz likwidację,
• ogłosisz upadłość albo
• sprzedasz przedsiębiorstwo.

Zadania w przypadku utraty kasy fiskalnej
Jeśli utracisz kasę w wyniku kradzieży lub na skutek siły wyższej, to musisz jak najszybciej powiadamić o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz dołączyć potwierdzenie zgłoszenia kradzieży wydane przez policję.

Jeśli odzyskasz kasę utraconą w wyniku kradzieży, to musisz:

• jak najszybciej powiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego oraz
• poddać ją - przed ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji - obowiązkowemu przeglądowi technicznemu (przy czym ponownie możesz jej używać nie wcześniej niż następnego dnia po dokonaniu tego przeglądu).

Jeśli zrezygnujesz z prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu odzyskanej kasy, utraconej w wyniku kradzieży, to musisz podjąć takie same działania jak w przypadku jej zamknięcia.

Obowiązki związane z ponownym rozpoczęciem działalności gospodarczej
Ponowne podjęcie działalności gospodarczej według ustawy o podatku VAT jest kontynuacją działalności gospodarczej, a nie rozpoczęciem jej wykonywania. W rezultacie jeśli ponownie rozpoczynasz działalność, to tracisz prawo do ulg w zakresie prowadzenia kasy fiskalnej wynikających z rozpoczynania działalności (ustalony próg wartościowy lub termin jej zakupu).

Uwaga!!! Obecne roporządzenie określające wykaz czynności oraz wartość obrotu, które nie wymagają zastosowania kas fiskalnych obowiązuje do końca 2018 r.

Przeczytaj więcej o warunkach i zasadach stosowania kas fiskalnych.

Wykaz najważniejszych aktów prawnych:
Ustawa o podatku od towarów i usług
Rozporzadzenie Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących
Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie odliczenia i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujacych.

Zobacz też:

• Zakup kasy fiskalnej
• Termin rozpoczęcia rejestracji za pomocą kasy fiskalnej
• Rejestracja kasy fiskalnej

za: biznes.goy.pl